Facture électronique pour les ETA : les étapes concrètes pour être prêt avant 2027

Publié par L'équipe Marketing, le 13/07/26

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ETA

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Les grandes entreprises de travaux agricoles doivent déjà envoyer leurs factures en électronique depuis septembre 2026. Pour une petite ou moyenne ETA, l’échéance arrive en 2027. Voici comment s’y préparer sans stress.

1. Faire le point sur sa situation actuelle

Avant toute chose, un état des lieux s’impose. Toutes les ETA n’ont pas les mêmes habitudes : certaines éditent une dizaine de factures par mois, d’autres plusieurs centaines pendant les pics de récolte. Prendre une heure pour analyser l’organisation actuelle permet souvent de repérer rapidement les points qui demanderont le plus d’attention.

Combien de factures sont éditées chaque mois ?

Plus ce volume est élevé, plus une préparation en amont fera gagner du temps. Une ETA qui édite trois cents factures pendant la moisson n’a pas les mêmes priorités qu’une structure qui en émet une dizaine par mois toute l’année : dans le premier cas, le moindre blocage administratif se répercute immédiatement sur l’ensemble de l’équipe.

Comment les factures sont-elles créées ?

Chaque entreprise a sa propre méthode : logiciel spécialisé, logiciel de comptabilité, tableur, ou facturation encore largement manuelle. Cette étape consiste simplement à identifier les habitudes existantes avant d’envisager une adaptation. Certaines ETA combinent plusieurs outils selon le type de client ou de prestation, ce qui complique parfois le suivi global de l’activité.

Les informations clients sont-elles complètes ?

Beaucoup de fichiers clients ont été constitués il y a plusieurs années et ne contiennent parfois qu’un nom, une adresse et un numéro de téléphone. Or certaines informations devront désormais être correctement renseignées. C’est donc le bon moment pour mettre à jour l’ensemble des fiches clients, plutôt que de le découvrir au moment d’émettre une facture en urgence.

Vérifier également l’archivage

Les factures doivent rester accessibles pendant plusieurs années. Mieux vaut vérifier dès maintenant où elles sont conservées et si leur classement permet de les retrouver facilement, en cas de contrôle ou de demande d’un client. Un classement clair, qu’il soit numérique ou papier, fait gagner un temps précieux tout au long de l’année et évite les recherches fastidieuses en pleine saison.

2. Récupérer les numéros Siren des clients agriculteurs

C’est probablement la préparation la plus importante. Le numéro Siren permet d’identifier précisément une entreprise. Pour une ETA, cela implique de compléter progressivement les fiches de tous les clients concernés, sans attendre les derniers mois.

Tous les agriculteurs sont-ils concernés ?

Il faut distinguer deux situations.

Les agriculteurs au régime réel. Pour ces clients, le numéro Siren devra être présent. Il est donc conseillé de commencer dès maintenant à le collecter, à l’occasion :

• d’un appel téléphonique ;
• d’une visite sur l’exploitation ;
• d’un nouveau devis ;
• d’une prochaine intervention.

Quelques minutes suffisent pour compléter définitivement la fiche client. Autant en profiter dès la prochaine occasion plutôt que de devoir relancer chaque client en dernière minute.

Les agriculteurs au forfait TVA. Les règles ne sont pas identiques pour cette catégorie : l’obligation d’émission électronique vers ces clients ne s’applique pas de la même manière. Il reste néanmoins utile de disposer d’informations complètes pour faciliter la gestion administrative au quotidien.

Profiter de cette mise à jour pour compléter les fiches clients

Le numéro Siren n’est pas la seule information à vérifier. Il est aussi pertinent de contrôler :

• la raison sociale exacte ;
• l’adresse de facturation ;
• l’adresse de l’exploitation lorsqu’elle diffère ;
• le numéro de téléphone ;
• l’adresse électronique utilisée pour les échanges.

Un fichier client bien renseigné évite de nombreuses erreurs au moment d’éditer les factures et limite les échanges répétés avec un client pour corriger une coordonnée manquante. C’est aussi l’occasion de vérifier les coordonnées utilisées en cas de relance impayés ETA, un sujet auquel toute entreprise de travaux agricoles doit rester attentive.

3. Adapter sa façon de facturer selon les travaux

Chaque ETA a ses propres prestations : certaines facturent principalement à l’hectare, d’autres davantage à l’heure de tracteur, au volume transporté ou au tonnage. Cette diversité ne change pas avec les nouvelles règles, mais c’est une bonne occasion de vérifier que les pratiques de facturation restent homogènes au sein de l’équipe.

Clarifier les prestations

Chaque facture doit reprendre clairement le travail effectué : semis de maïs, préparation du sol, moisson, ensilage, transport de récolte, épandage, broyage… Des intitulés précis facilitent la compréhension, aussi bien pour le client que pour la comptabilité. Cela vaut aussi pour les travaux liés aux produits phytosanitaires, où une fiche de travaux phytosanitaire bien tenue facilite à la fois la facturation et le respect de la réglementation.

Vérifier les taux de TVA

Toutes les prestations agricoles n’utilisent pas le même taux. Un contrôle des paramétrages existants permet d’éviter toute erreur, surtout lorsque plusieurs types de travaux sont facturés à un même client.

Un contrôle annuel permet d’éviter les corrections de dernière minute en fin de campagne, lorsque le temps manque déjà pour boucler la comptabilité. 

Uniformiser les habitudes 

Lorsque plusieurs personnes établissent les factures, mieux vaut qu’elles utilisent toutes les mêmes intitulés et la même méthode de calcul. Cette homogénéité simplifie le suivi des prestations, les recherches ultérieures, la comptabilité et les échanges avec les clients. Elle évite aussi les désaccords lorsqu’un client compare deux factures pour des travaux similaires.

4. Former la personne qui gère les factures

Même avec un bon logiciel, la réussite de cette transition repose avant tout sur les personnes qui l’utilisent au quotidien. Dans une ETA, la gestion administrative est souvent assurée par le dirigeant, un membre de la famille ou une personne dédiée. Pendant les périodes de forte activité, cette personne traite un grand volume d’informations en peu de temps : bons de chantier, heures réalisées, surfaces travaillées, volumes transportés, commandes de produits, factures. L’arrivée de nouvelles règles est l’occasion idéale de revoir ces habitudes de travail sans compliquer le quotidien.

Expliquer les nouvelles règles simplement

Il n’est pas nécessaire de maîtriser tous les aspects techniques. L’essentiel est de comprendre :

• quelles informations doivent figurer sur les factures ;
• quels clients sont concernés ;
• à quel moment les documents doivent être transmis ;
• comment réagir en cas d’erreur.

Une présentation simple, appuyée sur quelques exemples concrets tirés de l’activité de l’entreprise, suffit généralement. Mieux vaut une explication courte et concrète qu’une longue présentation théorique que personne ne retiendra une fois la saison repartie.

Prévoir quelques cas pratiques

Rien ne vaut la pratique : réaliser plusieurs factures d’essai (une facture de semis, une de moisson, une d’épandage, une regroupant plusieurs interventions) permet de vérifier que toutes les informations sont correctement renseignées avant le passage à la nouvelle organisation. Ces essais peuvent être réalisés en parallèle de la facturation habituelle, sans aucune pression de délai.

Associer les équipes terrain

Même si les conducteurs de machines ne créent pas directement les factures, leur travail conditionne la qualité des documents administratifs. Une heure oubliée, une surface incomplète ou un chantier mal identifié peuvent entraîner des corrections au bureau, parfois plusieurs jours après l’intervention. Quelques bonnes habitudes facilitent le travail de toute l’équipe :

• enregistrer les heures dès la fin de l’intervention ;
• préciser la parcelle concernée ;
• signaler immédiatement toute modification demandée par le client ;
• compléter correctement les bons de chantier.

Lorsque les informations sont fiables dès le départ, la création des factures devient beaucoup plus rapide, et la personne en charge de l’administratif passe moins de temps à vérifier ou à relancer pour obtenir une information manquante.

5. Tester avant que ça devienne obligatoire : se donner 2 à 3 mois de rodage

L’une des erreurs les plus fréquentes consiste à attendre la dernière minute. Commencer plusieurs mois avant l’échéance permet de travailler sereinement et de corriger progressivement les derniers détails. Une période de deux à trois mois constitue généralement un bon compromis : elle laisse le temps d’ajuster les habitudes sans perturber l’activité, tout en restant suffisamment proche de l’échéance pour rester motivé.

Pourquoi réaliser des essais ?

Les premiers essais permettent de vérifier que tout fonctionne correctement, notamment : les informations clients, les prestations enregistrées, les taux de TVA, les montants calculés et les documents produits. Les éventuelles erreurs apparaissent alors dans un contexte sans pression, bien avant que la nouvelle organisation ne devienne une contrainte du quotidien.

Corriger progressivement

Il est rare que tout soit parfait dès les premiers jours. Quelques ajustements sont souvent nécessaires : modifier certains intitulés, compléter des fiches clients, harmoniser les méthodes de saisie, corriger quelques paramétrages. Cette phase de rodage évite les mauvaises surprises lorsque la nouvelle organisation devient obligatoire, et permet d’aborder la première campagne réellement concernée avec des habitudes déjà rodées.

6. LEA : générer ses factures et les transmettre simplement

Préparer son entreprise ne signifie pas changer complètement sa façon de travailler. L’intérêt d’un logiciel de facturation agricole comme LEA est justement de conserver ses habitudes tout en répondant aux nouvelles exigences.

LEA accompagne déjà de nombreuses entreprises de travaux agricoles dans la gestion quotidienne de leur activité. Le logiciel centralise les informations utiles : clients, interventions, bons de chantier, heures réalisées, surfaces travaillées, stocks et factures.

Lorsque les équipes terminent une intervention, les informations remontent directement dans LEA. La personne chargée de l’administration retrouve immédiatement les éléments nécessaires pour préparer la facture, sans ressaisir les données. Cette organisation présente plusieurs avantages :

• moins de documents papier à manipuler ;
• moins d’erreurs de saisie ;
• un meilleur suivi des prestations réalisées ;
• une facturation plus rapide.

Dans le cadre des nouvelles règles applicables en 2027, LEA permet de continuer à créer les factures comme aujourd’hui, puis de les transmettre via une plateforme agréée, sans bouleverser les habitudes de l’entreprise. La transition se fait progressivement, avec un outil pensé pour les besoins concrets des entreprises de travaux agricoles.

7. Synthèse des points à retenir

L’échéance de septembre 2027 laisse encore du temps aux petites et moyennes ETA pour préparer leur organisation, à condition d’avancer étape par étape. Les actions clés à retenir :

• réaliser un état des lieux de la facturation actuelle ;
• compléter les fiches clients avec les informations nécessaires, notamment le numéro Siren des clients concernés ;
• vérifier les méthodes de facturation selon les différents travaux réalisés ;
• accompagner la personne chargée de l’administration pour qu’elle maîtrise les nouvelles règles ;
• prévoir une période d’essai de deux à trois mois avant l’obligation.

Anticiper cette évolution permet de limiter les erreurs, de gagner du temps lors des périodes les plus chargées, et de continuer à facturer sereinement. Avec un logiciel spécialisé comme LEA, bons de chantier, prestations réalisées et factures restent réunis dans un seul outil : les documents pouvant ensuite être transmis conformément à la réglementation, sans modifier les habitudes de travail de l’équipe.